Svensk förening för glesbygdsmedicin anordnar nationella
konferenser ca 1 gång per år i samband med årsmötet.
Detta dokument klargör arbetsfördelningen mellan lokala
arrangören och styrelsen.
Lokala arrangören
Lokala arrangören ansvarar för att fastställa
start-tid och slut-tid för konferensen i samråd med styrelsen
under de veckor styrelsen beslutat konferensen skall hållas.
Tiderna skall anpassas till transportmöjligheter till och från
konferensen.
Lokala arrangören ansvarar även för ramtider under
konferensen. (Tider för frukost, fika, lunch, middag. Tider
för det sociala programmet.)
Lokala arrangören ansvarar för det sociala programmets
innehåll.
Lokala arrangören administrerar anmälningarna och ansvarar
för konferensekonomin (konferensavgift, bekostande av lokaler
och socialt program mm). Föreningen ställer en ekonomisk
garanti på ett av styrelsen beslutat belopp. Ett eventuellt
överskott från konferensen återgår till föreningen.
Lokala arrangören förmedlar kontakt med någon som
kan ordna boende för konferensdeltagarna.
Styrelsen utgör stöd och bollplank till den lokala arrangören
i den mån han/hon behöver detta.
Vetenskaplige sekreteraren
Den vetenskaplige sekreteraren ansvarar för programmet
under konferensen mellan de ramtider lokala arrangören angivit.
I detta ingår att vara kontaktperson för föreläsare
och besluta om slutgiltigt program. I programmet skall avsättas
ca 1½ timme (eller längre tid om styrelsen så
begär) för årsmötesförhandlingar.
Konferensen kan gärna bestå i följande huvudsakliga
delar: Symposium, fria vetenskapliga föredrag, postersession,
fria föredrag/symposium kring utbildningsfrågor, årsmötesförhandling.
Hur dessa fördelas under konferensen avgör den vetenskaplige
sekreteraren.
Övriga delar av styrelsen utgör bollplank och stöd
för den vetenskaplige sekreteraren i den mån han/hon
behöver detta. Framförallt vad gäller det stora symposiet
kan detta vara lämpligt.
Föreningssekreteraren och ordföranden
Föreningssekreteraren och ordföranden ansvarar
för planering av årsmötesförhandlingarna. I
detta ingår att hålla kontakt med valberedningen och
att säkerställa att all nödvändig dokumentation
föreligger till årsmötet (verksamhetsberättelse).
Kassören är ansvarig för att kassarapport och revisionsrapport
finns.
|
